Contraloría de Servicios

Las Contralorías de Servicios son modernos mecanismos de comunicación entre los usuarios y las instituciones, creados para velar por el buen funcionamiento de los servicios públicos; es decir, son formas de hacer el Estado más eficiente, de tal manera que los usuarios se encuentren satisfechos.

Las acciones van dirigidas a velar por la eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios públicos, como medio para garantizar la satisfacción de la persona usuaria y promover el uso racional de los recursos públicos.

Funciones:

• Impulsar y verificar que los usuarios cuenten con información actualizada de los servicios que brinda el Ministerio de Agricultura y Ganadería.
• Elaborar los procedimientos y divulgarlos previa aprobación del Jerarca institucional referentes a la recepción, tramitación, resolución y seguimiento de las diferentes gestiones que deba atender la Contraloría de Servicios.
• Promover ante el Jerarca y las diferentes instancias del MAG la mejora en los trámites y procedimientos del servicio que se brinda, en conjunto con Planificación, Control Interno y la Comisión del Plan de Mejora Regulatoria del MAG.
• Informar al Jerarca cuando las recomendaciones emitidas por la Contraloría de Servicios hayan sido ignoradas y aún persistan las situaciones que originaron las inconformidades planteadas.
• Presentar un Plan Anual de Labores.
• Atender oportunamente las sugerencias, denuncias e inconformidades sobre los servicios del MAG que presenten los usuarios ante la Contraloría de Servicios, de acuerdo con la normativa vigente.
• Vigilar el cumplimiento del derecho de las personas usuarias a recibir respuesta pronta a las gestiones realizadas, dentro de los plazos establecidos en la Ley o reglamentos internos.
• Realizar investigaciones por fallas en la prestación de los servicios.
• Elaborar un registro y conformar un archivo de las sugerencias, denuncias e inconformidades presentadas por los usuarios, tanto externos como internos.
• Elaborar un instrumento de medición que contemple aspectos asociados a la prestación de los servicios, iniciando con oficinas centrales.
• Analizar los resultados del instrumento de medición de satisfacción del servicio y emitir criterios de mejora.
• Evaluar la prestación de servicios brindados a las personas con discapacidad.
• Coordinar con Control Interno, Auditoría y Planificación acciones para verificar la calidad de los servicios del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

Obligaciones:

• Ejecutar sus funciones con independencia de criterio respecto a las demás dependencias de la Institución.
• Presentar a la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicio un Plan Anual de Labores, debidamente aprobado por el Jerarca Institucional.
• Practicar auditorías de servicios al menos una vez al año para medir la calidad de los productos y servicios mediante instrumentos de medición aplicados a usuarios y funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
• Velar por el cumplimiento de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (Ley N.° 8220), Ley 7600, Ley 9097, Ley 8292, entre otras.
• Establecer un sistema de control, seguimiento, resolución y respuesta oportuna de las quejas, reclamos y denuncias presentadas por los usuarios.
• Elaborar los informes requeridos por las diferentes instancias en relación con la gestión de la Contraloría de Servicios.